Job Description
Die INTREAL ist Deutschlands führende Service-KVG im Immobilienfondsbereich. Mit mehr als 500 Mitarbeitenden an den Standorten Hamburg, Frankfurt a.M. und Luxemburg unterstützen wir Asset Manager und andere Partner ohne eigene Lizenz bei der Auflage und Administration von regulierten Immobilienfonds. Darüber hinaus bieten wir verschiedenste Dienstleistungen rund um Fondsverwaltung auch anderen Kapitalverwaltungsgesellschaften an.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte, organisierte und serviceorientierte Persönlichkeit, die sowohl das Office Management als auch unseren Empfang verantwortungsvoll übernimmt sowie bei Veranstaltungen unterstützt.
- Eigenverantwortliche Organisation des Bürobetriebs am Standort Frankfurt
- Verwaltung von Büroausstattung sowie Bestellwesen und Lieferantenkoordination
- Koordination externer Dienstleister (z. B. Reinigung, Facility Management)
- Unterstützung im Rechnungswesen (Prüfung)
- Organisation von Reisen (Flüge, Hotels, Bahnreisen)
- Sicherstellung eines gepflegten und professionellen Arbeitsumfelds
- Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender
- Planung und Umsetzung standortübergreifender Organisationsthemen
- Organisation interner und externer Veranstaltungen inkl. Catering
- Unterstützung bei administrativen Aufgaben des Marketing-Teams
- Empfang und Betreuung von Gästen sowie Kundenkontakt vor Ort
- Verwaltung der allgemeinen Kommunikation (Telefon, E-Mail, Post, Kurierdienste)
- Organisation und Vorbereitung von Besprechungen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation – idealerweise mit Erfahrung im Hospitality- oder Dienstleistungsumfeld
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Organisationsgeschick und Teamgeist
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Freundliches, professionelles Auftreten
- Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Flexibilität, Belastbarkeit und Hands-on-Mentalität
- Reisebereitschaft, gelegentliche Einsätze am Standort Luxemburg sind möglich
- Lage & Ausstattung: Zentrale Innenstadtlage und moderne Büroausstattung
- Mobilität: Zuschuss zum Deutschlandticket und Fahrradleasing mit JobRad
- Sicherheit: Wirtschaftliche Stabilität durch sichere und bewährte Geschäftsmodelle und betriebliche Altersvorsorge
- Onboarding & Weiterbildungsangebote: Strukturierte Einarbeitung, feste Ansprechpartner/innen, Feedbackgespräche, individuelle Weiterbildung durch unsere interne Lernplattform Campus und externe Seminarangebote
- Teamgeist: Offenes und hilfsbereites Team, gruppenweite Vernetzung durch u.a. Firmen- und Teamevents sowie mehrere Betriebssportgruppen
- Umfassendes Sportangebot: Vergünstigte Nutzung von vielen Fitnessstudios, Schwimmbädern und anderen Sportanbietern deutschlandweit über EGYM Wellpass
- Weitere Vergünstigungen: Mitarbeiterrabatte bei diversen Online-Shops, sowie kostenfreies Bio-Obst, Kalt- und Heißgetränke