Job Description

Für den Standort Hamburg suchen wir:

Verwaltungs­angestellte im Office Management und als Gruppen­assistenz (w/m/d) in Teilzeit (30 Stunden/Woche)

Entgeltgruppe 8 | Unbefristet | Start: frühestmöglich | ID: MMA020/2025 | Bewerbungsschluss: 16.06.2025 | Teilzeit | Mobile Arbeit möglich

Das Deutsche Elektronen-Synchrotron DESY mit mehr als 2900 Mitarbeiter:innen an den Standorten Hamburg und Zeuthen zählt zu den weltweit führenden Forschungszentren. Im Mittelpunkt der Forschung steht die Entschlüsselung der Struktur und Funktion von Materie, von den kleinsten Teilchen des Universums bis hin zu den Bausteinen des Lebens. Damit trägt DESY zur Lösung der großen Fragen und drängenden Herausforderungen von Wissenschaft, Gesellschaft und Wirtschaft bei. Mit hochmoderner Forschungs­infrastruktur, interdisziplinär angelegten Forschungs-Plattformen und internationalen Vernetzungen verfügt DESY über ein hochattraktives Arbeitsumfeld im wissenschaftlichen, technischen und administrativen Bereich sowie für die Ausbildung von hochqualifiziertem Nachwuchs.

Die Gruppe MKS (Maschine – Kryogenik – Supraleitung) ist verantwortlich für den Aufbau und den Betrieb der Heliumkälte­versorgung für supraleitende Beschleuniger­komponenten bei DESY in Hamburg. Zu den Aufgaben der Gruppe MKS gehören insbesondere der Betrieb der vorhandenen Helium-Kälteanlagen mit Beschleunigern und der Testanlagen sowie die Planung und Durchführung von Projekten zur Konstruktion, Entwicklung und zum Bau neuer kryogenischer Baugruppen.

• Administrative Begleitung der Projektarbeit
• Erstellen und Pflegen von Projekt­unterlagen und Verwalten der Dokumentation
• Berichte zum Projekt- und Finanz­status erstellen sowie die Organisation des Berichts­wesens
• Gestalten der Außendarstellung der Gruppen-Projekte
• Organisation von Besprechungen, Trainings, Seminaren, Meetings und Workshops
• Führung des Sekretariats der Gruppe MKS als Assistenz der Gruppen­leitung und der wissenschaftlichen Projekt­leitung
• Kalender und Termin­verwaltung sowie Bearbeiten von Reiseangelegenheiten
• Verwaltung/​Betreuung von Personen­datenbanken und Zugangsdatenbank
• Ausführung und Verwaltung von Bestellungen für IT‑ und Bürobedarf
• Administrative Betreuung neuer Mitarbeiter:innen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder in der Verwaltung oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Sehr gute Fachkenntnisse im Bereich der Organisation und Verwaltung sowie Organisation von Workshops und Seminaren
• Sehr gute EDV‑Kenntnisse in den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen sowie in Datenbanken
• Fundierte Kenntnisse in der Aufbereitung und Analyse von Finanzdaten
• Kommunikationsfähigkeit, ausgeprägte Sozialkompetenz und Teamfähigkeit sowie eine eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Fließende Deutsch- und Englisch­kenntnisse in Wort und Schrift

Freuen Sie sich auf ein einzigartiges Arbeitsumfeld auf unserem internationalen Forschungscampus. Wir legen großen Wert auf ein wertschätzendes Miteinander und das Wohlbefinden unserer DESYanerinnen und DESYaner. Die Gleichstellung aller Menschen ist uns ein wichtiges Anliegen. Für eine bessere Vereinbarkeit von beruflichem und privatem Leben bietet DESY flexible Arbeitszeiten, variable Teilzeit, Job-Sharing-Modelle und die Teilnahme an Mobiler Arbeit (bis zu 50 %). Sie profitieren von unserer familienfreundlichen und kollegialen Atmosphäre, unserem etablierten Gesundheitsmanagement sowie unserer betrieblichen Altersvorsorge. Als öffentlich finanzierter Arbeitgeber bieten wir Ihnen einen sicheren Arbeitsplatz und unterstützen Ihre individuelle Entwicklung mit unseren umfangreichen Aus- und Weiterbildungs­angeboten. Die Vergütung erfolgt nach den Regelungen des TV‑AVH. DESY bietet seinen Beschäftigten an beiden Standorten einen Arbeitgeber­zuschuss zum Jobticket (Deutschland-Ticket).

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