Administrative:r Assistent:in (w/m/d)

Forschungszentrum Jülich GmbH

Job Description

Forschung für eine Gesell­schaft im Wandel: Das ist unser Antrieb im For­schungs­zen­trum Jülich. Als Mitglied der Helmholtz-Gemein­schaft stellen wir uns großen gesell­schaft­lichen Heraus­forde­rungen unserer Zeit und erfor­schen Optionen für die digi­tali­sierte Gesell­schaft, ein klima­schonendes Energie­system und res­sour­cen­schüt­zendes Wirt­schaften. Arbeiten Sie gemein­sam mit rund 7.500 Kolleg:innen in einem der größten For­schungs­zen­tren Europas und gestalten Sie den Wandel mit uns!

Sie sind ein Organisationstalent, behalten auch in komplexen Situationen den Überblick und schätzen administrative Aufgaben mit Verantwortung? Dann sind Sie genau die richtige Verstärkung für unser Team als Assistenz der Stabsstelle Arbeitssicherheit (AS)! In dieser Funktion tragen Sie maßgeblich dazu bei, bei den Themen der Arbeitssicherheit unserer Mitarbeitenden zu unterstützen – durch effiziente Abläufe, klare Kommunikation und Ihre vorausschauende Arbeitsweise. Die Stabsstelle Arbeitssicherheit berät und unterstützt die Organisation in allen Belangen des Arbeitsschutzes. Ihr Ziel ist es, sichere Arbeits­bedingungen zu schaffen, Risiken frühzeitig zu erkennen und präventive Maßnahmen zu entwickeln. Als administrative Assistenz bilden Sie das organisatorische Rückgrat dieser wichtigen Aufgabe.

Verstärken Sie diesen Bereich zum nächst­möglichen Zeitpunkt als

Administrative:r Assistent:in (w/m/d)


  • Selbstständige Erledigung und Priorisierung administrativer und organisatorischer Aufgaben für den Leiter der Stabsstelle Arbeitssicherheit
  • Informations- und Terminmanagement, insbesondere Planung, Überwachung sowie inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Terminen und ggf. mehrtägigen Veranstaltungen der Stabsstelle, auch außerhalb des Campus Jülich
  • Übernahme wesentlicher Aufgaben im Finanz- und Rechnungswesen sowie Erstellung und Pflege der Finanzplanung inklusive des Controllings
  • Durchführung von Bestellvorgängen und sachlich richtige Zeichnung
  • Betreuung der Zeitwirtschaft für die Stabsstelle
  • Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen
  • Pflege der elektronischen Aktenführung sowie Verwaltung von Ablage und Wiedervorlage
  • Erstellung und Aufbereitung von Berichten, Protokollen und Präsentationen
  • Übernahme der Position Qualitätsbeauftragte:r (QB), Erstellung und Bearbeitung von Prozessdarstellungen in der QM-Software ConSense in Abstimmung mit den Beteiligten

  • Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung bzw. eine vergleichbare Qualifikation im Bereich Büromanagement oder Projektassistenz
  • Gute Kenntnisse und Erfahrung in der selbstständigen Übernahme von Sekretariats- und Assistenz­aufgaben
  • Gute SAP-Kenntnisse, insbesondere in den Bereichen Buchhaltung und Projektüberwachung
  • Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint); IT-Affinität wünschenswert
  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C2-Muttersprachniveau) sowie gute Englischkenntnisse
  • Vertraulichkeit und Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen, Dokumenten und Daten
  • Kenntnisse im Qualitätsmanagement wünschenswert
  • Organisationsgeschick sowie eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
  • Ausgeprägte Teamfähigkeit, ein professionelles Auftreten sowie ein sehr gutes Ausdrucksvermögen

Wir arbeiten an hochaktuellen gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzugestalten! Sie erwartet ein vielseitiges Angebot:

  • Erfolgreicher Einstieg: Mit unseren Welcome Days und dem Welcome Guide unterstützen wir Sie dabei, sich schnell zurechtzufinden und direkt Teil unseres Teams zu werden (go.fzj.de/willkommen).
  • Wissen und Weiterbildung: Wir fördern die Weiterentwicklung Ihrer persönlichen Stärken. Freuen Sie sich auf eine umfassende Einarbeitung und unser großes Weiterbildungsangebot.
  • Transparente Arbeitszeiten: Mit unserer elektronischen Zeiterfassung behalten Sie stets den Überblick. Freuen Sie sich auf eine Vollzeittätigkeit (39 Stunden / Woche), die auch vollzeitnah (go.fzj.de/vollzeitnah) ausgeübt werden kann.
  • Work-Life-Balance: Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie hat für uns hohe Priorität. Bei einer Gleitzeit ohne Kernarbeitszeit bieten wir Ihnen zudem die Möglichkeit, Ihre Arbeiten teilweise im Homeoffice auszuführen, insofern es mit den Terminen vor Ort zu vereinbaren ist. Außerdem bieten wir 30 Tage Urlaub sowie freie Brückentage und zusätzliche freie Tage zwischen Weihnachten und Neujahr.
  • Gesundheit und Wohlbefinden: Ihre Gesundheit liegt uns am Herzen. Freuen Sie sich auf ein umfang­reiches betriebliches Gesundheitsmanagement mit vielfältigen Angeboten zur Förderung Ihres Wohl­befindens.
  • Sichere Perspektive: Nach einer zweijährigen Befristung ist es unser Ziel, Sie langfristig für uns zu gewinnen. Lassen Sie uns gemeinsam diese Zeit nutzen, um herauszufinden, wie gut wir zueinander passen. Freuen Sie sich auf einen krisensicheren Arbeitsplatz.
  • Finanzielle Vorsorge: Profitieren Sie von vermögenswirksamen Leistungen und einer betrieblichen Alters­vorsorge.

Neben spannenden Aufgaben und einem kollegialen Miteinander bieten wir Ihnen noch viel mehr: go.fzj.de/Benefits.

Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet mit der Möglichkeit einer längerfristigen Perspektive. Vergütung und Sozialleistungen erfolgen in Abhängigkeit von den vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung im Bereich der Entgeltgruppe 5–9a nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund). Alle Informationen zum TVöD-Bund finden Sie auf der Seite des BMI: go.fzj.de/bmi.tvoed. Die monatlichen Entgelte in Euro entnehmen Sie bitte dort der Seite 66 des PDF-Downloads.

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