Mitarbeiter/-in Verwaltung und Personal (alle Geschlechter)

Job Description

Stellenausschreibung

Die Materialforschungs- und -prüfanstalt an der Bauhaus-Universität Weimar (MFPA) ist eine außeruniver­sitäre Forschungseinrichtung mit akkreditierten Kalibrier- und Prüflaboren sowie akkreditierte Zertifizie­rungs- und Inspektionsstelle. Sie verfügt über eine AZAV-Zertifizierung als Bildungsträger. Mit ungefähr 130 Beschäftigten werden vorwiegend anwendungsorientierte Forschungs­projekte bearbeitet, Material- und Bauteilprüfungen, Kalibrierungen, Inspektionen und Zertifizierungen sowie Bildungsprojekte durchgeführt. Die MFPA gehört zum Geschäftsbereich des Thüringer Ministeriums für Bildung, Wissenschaft und Kultur. Zur Förderung von Forschungsaktivitäten im Life Cycle Material Enginee­ring unterstützt das Land Thüringen die MFPA mittels eigens eingerichteter Forschungsgruppen.

An der MFPA ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle

Sachbearbeiter/-in Verwaltung (alle Geschlechter)

zur Verstärkung unseres Teams in der Arbeitsgruppe Verwaltung und Controlling mit dem Arbeitsort Weimar zu besetzen.

Aufgaben:

• Sachbearbeitung Personal

• Zuarbeiten für die monatliche Gehaltsabrechnung
• Personalaktenführung
• Pflege von Datenbanken (Mitwirkung bei der Administration der elektronischen Zeiterfassung, Überprüfung der monatlichen Stundennachweise, Durchführung einfacher Auswertungen)
• Fahrkartenbeschaffung, Hotelreservierungen und Kostenübernahmeerklärungen für Dienstreisen
• Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
• Unterstützung bei Bewerbungsverfahren und Stellenausschreibungen (digitale Ablage und Erfassung von eingehenden Bewerbungen, Terminkoordination und Einladungen zu Vorstellungsgesprächen, Bearbeitung aller Vorgänge nach Auswahlentscheidung)
• Organisation und Koordination arbeitsmedizinischer Vorsorgeuntersuchungen
• Unterstützende administrative Tätigkeiten im Bereich Fuhrpark (Kontrolle Fahrtenbücher, Pflege der digitalen Kostenblätter gem. KFZ-Richtlinie des Landes Thüringen)

• Sachbearbeitung/ Unterstützung/ Vertretung im Bereich Verwaltung und Controlling

• Sichten und Verteilen der Post und Telefaxe in der Hauspost
• Führen des Posteingangs- und Postausgangsbuches
• Vorbereitung und Versand sowie Annahme von Päckchen-/Paketsendungen zzgl. der Verteilung an die entsprechenden empfangenden Personen im Haus
• Telefonzentrale sowie Überwachung und Verteilung zentraler E-Mail-Eingänge
• Unterstützung im Veranstaltungsmanagement (Planung und Organisation von internen Besprechungen und Veranstaltungen, Bestellung und Abrechnung von Bewirtungen)
• Belegungsplanung Beratungs- und Konferenzräume
• Fahrzeugeinsatzplanung inkl. Verwahrung und Ausgabe Fahrzeugpapiere

Qualifikation:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z.B. als Kaufmann/-frau für Büro­management oder vergleichbare Ausbildung
• Die Stelle ist für Berufseinsteiger/innen geeignet.
• Sicherer Umgang mit MS-Office Anwendungen, insbesondere MS Excel und MS Word
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und freundliches Auftreten
• Serviceorientiertes Denken und Handeln
• Selbstständige, kreative und strukturierte Arbeitsweise

Sie bringen nicht alles mit? Keine Sorge, wir suchen nach Persönlichkeiten, die etwas bewegen und unser gemeinsames Arbeitsumfeld gestalten möchten!

Benefits:

• Vergütung und Sozialleistungen entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) bis zur Entgeltgruppe 5 TV-L, Vollzeit­beschäftigung, (Teilzeitbeschäftigung mit mindestens 32h/ Woche möglich). Die Tätigkeit ist zunächst für zwei Jahre befristet. Eine Weiterbeschäftigung wird angestrebt.
• Ausführliche und strukturierte Einarbeitung in die Themenbereiche
• Interessante Aufgabenstellungen in einem innovativen und dynamischen Forschungs- und Dienstleistungsbereich
• Weiterbildungsmöglichkeiten und eigene Entwicklungspotenziale
• Flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten
• Betriebliche Altersvorsorge
• Jahressonderzahlung
• 30 Tage Jahresurlaub

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