Fachkraft für Verwaltung bzw. Büromanagement im medizinischen Prüfungsamt (m/w/d) in Teilzeit

Job Description

Die Ludwig-Maximilians-Universität München ist eine der führenden Universitäten in Europa mit einer über 500-jährigen Tradition. Sie steht für anspruchsvolle akademische Ausbildung und herausragende Forschung. Einrichtung Universitätsverwaltung - Referat III.6 - Prüfungsämter Human-, Zahn- und Tiermedizin Vergütung TV-L E6 Umfang Teilzeit (20 Std. / Woche) Besetzungsdatum Zum nächstmöglichen Zeitpunkt Bewerbungsfrist 20.06.2025 Das sind wir: Als kleines kollegiales Team sorgen wir - hoch motiviert und spezialisiert - für die reibungslose Durchführung von Staatsexamensprüfungen in den Studiengängen der Human‑, Zahn‑ und Tiermedizin. Wir gehören zur Zentralen Universitätsverwaltung der LMU und sind zentrale Schnittstelle zwischen Prüfenden und Studierenden. Diese begleiten wir in allen prüfungsrechtlichen Belangen: von der Prüfungsanmeldung und der Anerkennung von Praktika über verfahrenstechnische Fragen zur Prüfungsplanung und ‑abwicklung bis hin zur Ausstellung der Abschlusszeugnisse. Wir suchen Sie: Fachkraft für Verwaltung bzw. Büromanagement im medizinischen Prüfungsamt (m/w/d) am Standort München Das sind Ihre Aufgaben: Sie assistieren den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern bei der Planung und Durchführung der Staatsexamensprüfungen, was nachfolgende Tätigkeiten umfasst: Formale Prüfung der Zulassungsvoraussetzungen - Sie haben alle relevanten Kriterien bei Anträgen auf Prüfungszulassung genau im Blick. Anlegen und digitale Verarbeitung von Prüfungsakten - Sie strukturieren und organisieren Dokumente und Daten effizient, sowohl manuell als auch mit Hilfe unserer Softwarelösungen. Pflege unseres Archivs - Sie finden sich sicher in umfangreichen papiergebundenen Akten zurecht und können diese nach Bedarf in unseren Büroräumen bereitstellen, d. h. heben, tragen und auch Treppen steigen. Termin‑ und fristgerechte Planung der Prüfungen - Sie sorgen rechtzeitig dafür, dass Prüfungen in Übereinstimmung mit allen vorgegebenen Terminen und Deadlines organisiert und durchgeführt werden. Vorbereitung von unterschriftsreifen Dokumenten - Sie entwerfen und erstellen alle wichtigen Formularvorlagen, Serienbriefe, Bescheide und Zeugnisse und stellen sicher, dass diese von der Sachbearbeitung und dem Prüfungsvorsitz reibungslos genutzt bzw. unterzeichnet werden können. Erteilen von Auskünften - Sie informieren zuverlässig über prüfungsrechtliche Voraussetzungen, Vorschriften und administrative Verfahrensabläufe. Das sind Sie: Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellter bzw. Verwaltungsfachangestellte oder eine vergleichbare Ausbildung im kaufmännischen Bereich für Büromanagement Hohe Affinität zu Rechtsvorschriften - Sie können Rechtsvorschriften problemlos verstehen, zuverlässig und genau anwenden bzw. umsetzen. Sehr gute Deutschkenntnisse - unsere Amtssprache in allen Rechtsbelangen ist Deutsch. Sie kommunizieren mit Prüfenden und Studierenden stets verständlich, sicher und freundlich. Teamfähigkeit und Qualitätsbewusstsein - Sie zeichnen sich durch eine sorgfältige und termingerechte Arbeitsweise aus und arbeiten gerne mit anderen zusammen. Sicherer Umgang mit Microsoft Office - Sie besitzen sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere hinsichtlich Textverarbeitung, Serienbrief, Erstellung von Formularen, und sind erfahren mit gängiger Bürokommunikationssoftware, insbesondere Outlook. Idealerweise Erfahrung mit Datenbanken und webbasierten IT-Tools - Sie sind bereit, unsere Datenbank‑ und webbasierten IT-Tools zu verwenden bzw. sich in diese einzuarbeiten. Das ist unser Angebot: Es erwartet Sie ein krisensicherer Arbeitsplatz mit verantwortungsvollen Aufgaben in einem kleinen, kollegialen Team - eingebettet in das internationale Umfeld einer renommierten Hochschule. Ihr Arbeitsort liegt im lebhaften Uni-Viertel in München, zentral und nur wenige Minuten vom Englischen Garten entfernt, und ist ideal mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar. Wir bieten Ihnen eine unbefristete Teilzeitstelle (20 Stunden / Woche) mit einer sehr flexiblen Arbeitszeit im Rahmen des Gleitzeitmodells sowie der Möglichkeit, tageweise auch mobil arbeiten zu können. Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L) - je nach Qualifikation bis zur Entgeltgruppe 6 ( Entgelttabelle des Tarifvertrags der Länder ) . Das Jahresbruttogehalt in Teilzeit (inkl. Sonderzahlung im November) liegt zwischen ca. 16.500 (Berufseinstieg) und 22.500 Euro, je nach anrechenbarer Erfahrungsstufe. Darüber hinaus profitieren Sie von den attraktiven Angeboten des öffentlichen Dienstes, wie z. B.: Betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen Jahressonderzahlung 30 Tage Urlaub (Arbeitszeitverteilung Mo-Fr) und zusätzliche freie Tage am 24.12. und 31.12. Gleitzeitmodell mit einem Überstundenausgleich von bis zu 24 freien Tagen pro Jahr zusätzlich zum tariflichen Urlaubsanspruch Die LMU bietet Ihnen darüber hinaus ein attraktives Angebot zur überfachlichen Weiterbildung und Gesundheitsförderung, Austauschprogramme mit unseren Partneruniversitäten, die Nutzung der nahegelegenen Mensa, kulturelle Angebote und Corporate Benefits für Mitarbeitende. Auf unseren Arbeitgeberseiten finden Sie weitere Informationen zu unseren Benefits . Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ist uns sehr wichtig: Bei Bedarf unterstützen wir Sie bei der Suche nach einer Kinderbetreuung und bieten Angebote für Ferien‑ und Notbetreuung. Die LMU hat die „Charta der Vielfalt“ unterzeichnet und setzt sich aktiv für Diversität und Chancengleichheit ein. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Personen werden bei im Wesentlichen gleicher Qualifikation bevorzugt. Kontakt: Bitte schicken Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung bis spätestens 20.06.2025 bitte ausschließlich per E‑Mail an: [email protected] an Ludwig-Maximilians-Universität München Zentrale Universitätsverwaltung, Ref. III.6 Herrn Netzer Bitte alle Unterlagen in einem PDF als Anhang versenden (max. 5 MB). Bewerbungen in anderen Formaten können nicht bearbeitet werden. Für Rückfragen stehen Ihnen Herr Netzer unter +49 89 2180-3728 oder Herr Georgiou +49 89 2180-3753 gerne zur Verfügung. Wo Wissenschaft alles ist. An der LMU arbeiten Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler auf höchstem Niveau an den Zukunftsfragen um Mensch, Gesellschaft, Kultur, Umwelt und Technologie, unterstützt durch kompetente Beschäftigte in Verwaltung, IT und Technik. Werden Sie Teil der LMU München! Im Rahmen Ihrer Bewerbung auf eine Stelle an der LMU übermitteln Sie personenbezogene Daten. Beachten Sie bitte hierzu die Datenschutzerklärung der LMU für den Internetauftritt. Durch die Übermittlung Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzinformationen zur Kenntnis genommen haben und mit der Datenverarbeitung im Rahmen des Auswahlverfahrens einverstanden sind. Ludwig-Maximilians-Universität München Geschwister-Scholl-Platz 1 80539 München www.lmu.de Impressum Barrierefreiheit View More