Job Description

Für die Forschungsabteilung Evolutionäre und Integrative Ökologie (Abteilung 5) des IGB am Standort Berlin-Dahlem suchen wir zum 15.09.2025 oder zum frühestmöglichen späteren Zeitpunkt eine*n Office Manager*in. In dieser Funktion führen Sie das Abteilungssekretariat und unterstützen die Abteilungsleitung sowie die Mitarbeitenden und Gäste am Standort Berlin-Dahlem. Sie sind erste Ansprechperson in allen administrativen Fragen und bilden die Schnittstelle zur zentralen Verwaltung des IGB und des Forschungsverbundes Berlin e.V.

• Führung des Abteilungssekretariats in deutscher und englischer Sprache
• Erledigung von Korrespondenz, Termin- und Dienstreisemanagement und Ablage für die Abteilungsleitung
• Betreuung und administrative Unterstützung der Mitarbeitenden der Abteilung (u.a. Ein- und Austritte, Dokumentation von An- und Abwesenheiten, Pflege der Webseite, Behördenkontakte, elektronische Bestellungen)
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Workshops und Seminaren mit internationaler Beteiligung, einschließlich der Betreuung der Gäste
• Standortspezifische Aufgaben: Büromaterialverwaltung, Raumverwaltung, Verwaltung des Schließsystems, Meldung technischer Mängel, Druckersupport und Warenannahme

Fachliche Voraussetzungen

• Ausbildung als Fremdsprachenassistent*in, Kauffrau*Kauf-mann für Büromanagement oder gleichwertige Qualifikation
• Exzellente Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen und digitalen Anwendungen
• Relevante Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation und Erfahrung in einer internationalen Arbeitsumgebung oder einem Forschungsumfeld von Vorteil

Persönliche Voraussetzungen

• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und effizientes Zeitmanagement
• Serviceorientierung und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Eigeninitiative, Engagement und Flexibilität

Sie werden nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (100% E8 TVöD Bund) bezahlt und profitieren von Leistungen wie flexiblen Arbeitszeiten, einer 39-Stunden-Woche, 30 Tagen Urlaub, einer betrieblichen Altersvorsorge und einem Zuschuss zu den öffentlichen Verkehrsmitteln. Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden. Sie ist zunächst auf zwei Jahre befristet mit der Option auf Entfristung.

Wir fördern Ihre berufliche Entwicklung durch Qualifikations- und Weiterbildungsangebote und unterstützen aktiv die Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Das IGB engagiert sich für Vielfalt. Wir freuen uns über jede qualifizierte Bewerbung, unabhängig von Geschlecht und geschlechtlicher Identität, Herkunft, Nationalität, Religion, Weltanschauung, gesundheitlichen und körperlichen Beeinträchtigungen, Alter oder sexueller Orientierung. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

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