Assistent*in für das Leitungssekretariat (m/w/d)

Job Description

Das Universitätsklinikum Freiburg ist ein Krankenhaus der Maximalversorgung mit über 2.100 Betten, dessen Einzugsgebiet sich von Basel bis Karlsruhe, von der französischen Grenze bis hin zum Bodensee erstreckt. Es werden jährlich rund 90.000 stationäre Patient*innen und rund 900.000 ambulante Besucher*innen behandelt. Das Universitätsklinikum beschäftigt mehr als 15.000 Mitarbeiter*innen und zählt zu den größten Arbeitgebern in der Region.

Sie bringen gerne verschiedene Aufgaben unter einen Hut und sind ein Organisationstalent im Büroalltag?
Der Geschäftsbereich Technik sucht zur Verstärkung des Teams zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit eine*n

Assistent*in für das Leitungssekretariat (m/w/d)

• Unterstützung und Entlastung der Geschäftsbereichs- und Abteilungsleitungen im operativen Tagesgeschäft
• Planung und Organisation von Terminen sowie deren Vor- und Nachbereitung
• Erstellen von Präsentationen und Protokollen
• Organisation von Meetings und Veranstaltungen
• allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben sowie interne und externe Korrespondenz
• Führen und Überwachen der Zeitkonten in SAP/HCM einschließlich Klärung bei Unstimmigkeiten
• Vor- und Aufbereiten von Personalmaßnahmen
• Organisation von Bewerbungsverfahren (Ausschreibung, Ablage, Kommunikation mit Bewerber*innen)
• Verantwortung für die Einhaltung des Corporate Design in allen G5-Bereichen (Pflege des Intranet- und Internetbereiches)
• SAP-Benutzerverwaltung
• aktive Mitwirkung im Qualitätsmanagement, Dokumentation und Pflege des QM-Handbuchs
• Planung und Organisation von Dienstreisen

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Bereich Büromanagement / -kommunikation oder vergleichbare Ausbildung
• einschlägige Berufserfahrung in Assistenztätigkeiten
• sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Programmen und Videokonferenz-Anwendungen
• Kenntnisse in SAP HCM, Typo3 und Qualitätsmanagement sind wünschenswert
• strukturierte und selbstständige Arbeitsweise und Zuverlässigkeit
• ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, gepaart mit Durchsetzungsvermögen, freundliches Auftreten
• ein hohes Maß an Engagement, Loyalität und Flexibilität

• einen vielseitigen Tätigkeitsbereich mit Verantwortung und Entwicklungspotenzial
• ein kollegiales, engagiertes und motiviertes Team
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten im klinikeigenen Fachbereich Fortbildung
• einen sicheren Arbeitsplatz mit einer leistungsgerechten Bezahlung im Rahmen des TV-UK
• einen familienfreundlichen Arbeitsplatz und Kinderbetreuungsmöglichkeiten
• attraktive Angebote für Beschäftigte, z. B. Jobticket UKF, Bonus-Programm "corporate benefits" sowie weitere klinikums­übliche Vergünstigungen
• Arbeitszeitmodell mit Gleitzeit bei 38,5 Stunden Wochenarbeitszeit
• Betriebliche Altersvorsorge

Die Stelle ist Vollzeit 100 % zu besetzen.

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