Job Description
Wir sind ein überregional tätiges Ingenieurbüro und vertreten drei Gesellschaften in Hamburg und Umgebung. Unser Leistungsspektrum umfasst die Planung, den Einkauf und die Verlegung von Naturstein, Betonwerkstein (Terrazzo) und weiteren hochwertigen Materialien im Hochbau.
Mit über 30 Jahren Erfahrung suchen wir zur Verstärkung unseres Backoffice-Teams eine Chefsekretärin mit Bauaffinität (m/w/d). Der Arbeitsort ist unser neues Büro in der Hamburger Innenstadt (Valentinskamp), mit Stellenantritt zum 15.04.2025.
- Unterstützung der Geschäftsführung in sämtlichen organisatorischen und administrativen Belangen
- Koordination und Nachverfolgung von Terminen, Besprechungen und internen Abläufen
- Vor- und Nachbereitung von Bau- und Projektbesprechungen
- Kommunikation mit Projektbeteiligten, Ämtern, Kunden und Handwerksunternehmen
- Erstellung von Schriftverkehr, Protokollen und Präsentationen
- Unterstützung bei Angebots- und Ausschreibungsverfahren
- Organisation und Koordination administrativer Prozesse im Backoffice
- Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern
- Erstellung und Prüfung von Angeboten, Rechnungen und weiteren kaufmännischen Unterlagen
- Kundenberatung
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-/Sekretariatsbereich, idealerweise in der Bau- oder Immobilienbranche mit sehr guten Deutschkenntnissen
- Ausgeprägtes Organisationstalent und Hands-on-Mentalität
- Sicherer Umgang mit MS Office; Kenntnisse in Projektmanagement-Tools von Vorteil
- Freundliches, souveränes Auftreten und absolute Diskretion
- Interesse an baunahen Themen und Prozessen
- Strukturierte, eigenverantwortliche und zuverlässige Arbeitsweise
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten
- Erfahrung im Umgang mit CAD-Software wäre hilfreich aber nicht zwingend notwendig
- Sie vertreten unser Unternehmen nach außen und überzeugen durch Ihre freundliche und kompetente Art
Wir bieten Ihnen mehr als nur einen Job – bei uns erwarten Sie zahlreiche Vorteile, die Ihre berufliche und persönliche Entwicklung unterstützen:
Attraktive Vergütung & Zusatzleistungen
- Weihnachts- und Urlaubsgeld
- Verhandelbare Sozialleistungen & Versicherungen
Flexibilität & Mobilität
- Flexible Arbeitszeitmodelle & Homeoffice-Möglichkeiten
- Laptop & Firmenhandy für mobiles Arbeiten
- E-Bike-Leasing für umweltfreundliche Mobilität
- Dienstwagen (E-Fahrzeug) – auch zur privaten Nutzung
Weiterentwicklung & Karrierechancen
- Umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
- Klare Karriereperspektiven in einem etablierten Unternehmen
Optimale Arbeitsbedingungen
- Zentrale Lage mit ausgezeichneter Verkehrsanbindung
- Ein professionelles Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien
- Vielseitige und verantwortungsvolle Aufgaben
- Langfristige Perspektive & leistungsgerechte Vergütung