Job Description
Fragomen ist der weltweit führende Anbieter exklusiver Immigration-Dienstleistungen. Mit über 6.200 Mitarbeitenden in mehr als 60 Büros weltweit liegt unser Fokus seit über 70 Jahren auf dem Thema Einwanderung. Heute unterstützen wir Mandanten in über 170 Ländern – von Einzelpersonen bis hin zu den größten internationalen Konzernen.
Unsere Expert:innen beraten unter anderem den US-Kongress, das britische Parlament, die Europäische Union, die Vereinten Nationen sowie den Deutschen Bundestag. Bei Fragomen zu arbeiten bedeutet, Teil eines internationalen und vielfältigen Teams zu sein, das Wert auf exzellenten Service, gegenseitige Unterstützung und stetige Weiterentwicklung legt.
Als Office Manager:in übernehmen Sie eine zentrale Rolle in unserem Büro in Frankfurt und gestalten aktiv ein professionelles und effizientes Arbeitsumfeld. Sie berichten an eine:n Partner:in vor Ort und arbeiten eng mit der Director Office Services Europe (UK) sowie den Teams aus HR, IT und Finance zusammen.
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Führung und Weiterentwicklung des Office Services Teams (aktuell zwei Mitarbeitende)
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Verantwortung für den reibungslosen Ablauf aller administrativen Prozesse im Büro
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Sicherstellung einer professionellen und serviceorientierten Büroorganisation
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Steuerung von Projekten im Bereich Office Management
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Betreuung und Optimierung der Dokumentenprozesse für die Fachabteilungen
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Verwaltung des Office-Budgets und Kontrolle der laufenden Kosten
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Vertragsmanagement mit externen Dienstleistern
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Koordination der Büroinfrastruktur, inklusive Ordnung, Sicherheit und Instandhaltung
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Verwaltung von Bürobedarf, Mobiliar, Mobilfunkverträgen und technischer Ausstattung
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Abstimmung mit der Buchhaltung zu Rechnungsfreigaben, Spesen und Kassenführung
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Organisation des On- und Offboardings in enger Zusammenarbeit mit HR und IT
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Planung und Durchführung von Office-Events und Unternehmensveranstaltungen
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Desk-Management und Unterstützung bei Arbeitsplatzgestaltung und Umzügen
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Teilnahme an Gesundheits- und Sicherheitsbesprechungen sowie Koordination der Ersthelfer:innen und Brandschutzhelfer:innen
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Mehrjährige Erfahrung im Office Management, idealerweise mit Führungsverantwortung
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Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
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Eigenverantwortliches Handeln mit Hands-on-Mentalität
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Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
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Sicheres und professionelles Auftreten im Kontakt mit internen und externen Ansprechpartner:innen
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Erfahrung im Umgang mit Budgets und Lieferant:innen
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Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Teamorientierung
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Flexibilität im Umgang mit wechselnden Anforderungen und Aufgaben
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Zentral gelegenes Büro im Herzen Frankfurts mit hervorragender Anbindung
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Internationales Arbeitsumfeld mit mehr als 120 Kolleg:innen aus über 30 Nationen
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30 Urlaubstage pro Jahr
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Zuschuss für den öffentlichen Nahverkehr oder Fitnessstudio
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Bike-Leasing-Option
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Regelmäßige Weiterbildungen und Entwicklungsmöglichkeiten
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Mitarbeitervouchers zu besonderen Anlässen
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Firmenevents wie Sommerfeste, Weihnachtsfeiern, Pride-Aktionen oder Firmenläufe
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Aktive Beteiligung an unseren Initiativen im Bereich Nachhaltigkeit, Diversität und soziale Verantwortung
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