Job Description
Für das Institut für Optische und Elektronische Materialien der Technischen Universität Hamburg suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Büroassistenz (m/w/d)
in Vollzeit/Teilzeit und befristet zur Krankheitsvertretung, längstens bis zum 30.09.2024.
Ab dem 01.10.2024 steht die Stelle unbefristet zur Verfügung.
Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 6 TV-L.
Kenn-Nr. 2324TE12
Im Mittelpunkt der Forschung, der Lehre und des Technologietransfers der TU Hamburg steht das Leitmotiv, Technik für die Menschen zu entwickeln. Hierbei versteht sich die TU Hamburg als familiengerechte und nachhaltig handelnde Universität mit hohem Leistungs- und Qualitätsanspruch, die in allen ihren Forschungsfeldern Exzellenz anstrebt. Interdisziplinarität, Innovation, Regionalität sowie Internationalität sind verpflichtende Grundlagen für unser Handeln.
Mit derzeit rund 7.500 Studierenden, 110 Professor*innen sowie 1.600 Mitarbeitenden zeichnet sich die TU Hamburg durch kurze Entscheidungswege und eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Präsidium, den Instituten, Studiendekanaten, Forschungsschwerpunkten und der Verwaltung aus. Wir identifizieren uns mit einer modernen Führungskultur und pflegen ein wertschätzendes Miteinander.
Das Institut für Optische und Elektronische Materialien (OEM) wird durch ein aus ca. 15 Mitgliedern bestehendes internationales Team getragen, das sich der Spitzenforschung im Bereich strukturierter Materialien widmet. Wir forschen auf Themen wie Siliziumphotonik, Hochtemperaturphotonik und Plasmonik mit Anwendungsperspektiven, die von der optischen Signalmanipulation auf Siliziumchips bis hin zu thermischen Emittern für effiziente Thermophotovoltaiksysteme reichen. Wir spielen eine wichtige Rolle beim Aufbau der neuen Forschungsinitiative BlueMat, für die wir auch eine administrative Unterstützung benötigen.
- allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatstätigkeiten, u. a. Ansprechperson für Fragestellungen, Postbearbeitung, Korrespondenz (telefonisch/schriftlich), Materialbeschaffung
- Betreuung von (auch internationalen) Gästen, Studierenden und Beschäftigten
- Führen von Finanzübersichten
- Vorbereitung von Dienstreisen und der Einstellungsunterlagen für neues Personal
- Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Forschungskooperationen und administrativ, in der Lehre
Die Aufgaben müssen zum Teil auch in englischer Sprache erledigt werden.
Einstellungsvoraussetzung:
- abgeschlossene Ausbildung zur bzw. zum Verwaltungsfachangestellten, Kaufmann bzw. Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare Berufsausbildung bzw. der Berufsausbildung gleichwertige Fachkenntnisse
Erforderliche Fachkenntnisse und persönliche Fähigkeiten:
- sicherer Umgang mit modernen Informations- und Kommunikationssystemen, insbesondere mit MS-Office-Anwendungen
- Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C1-Niveau), Englischkenntnisse in Wort und Schrift (B2-Niveau)
- Selbstständigkeit und organisatorisches Geschick, Verantwortungsbewusstsein, Termintreue
- idealerweise Berufserfahrung im Sekretariats-/Assistenz-Bereich
Bewerben Sie sich bitte auch, wenn Sie einzelne Kenntnisse nicht vorweisen können, aber bereit sind, sie sich kurzfristig zu erarbeiten.
- flexible, familienfreundliche Arbeitsbedingungen mit 30 Tagen Urlaub pro Jahr bei einer Fünf-Tage-Woche
- Möglichkeit zur mobilen Arbeit (Homeoffice)
- betriebliche Altersversorgung, vermögenswirksame Leistungen, umfassende Fort- und Weiterbildungsangebote
- gute Verkehrsanbindung, gute Anbindung an den ÖPNV
- ein unbefristeter, zukunfts- und standortsicherer Arbeitsplatz in einem interessanten, freundlichen und wertschätzenden Arbeitsumfeld