Job Description
Dezernat 1 - Hochschulentwicklung und Strategie:
Abteilung 4 - Geschäftsführung und Relationship Management des Rektorats
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet in Teilzeit/Vollzeit (39,83 Std./Woche = 100 %) eine*n
Verwaltungsangestellte*n (m/w/d)
Die Abteilung 4 - Geschäftsführung und Relationship Management des Rektorats im Dezernat 1 (Hochschulentwicklung und Strategie) unterstützt die Universitätsleitung umfassend in allen administrativen Bereichen.
- Sie sind erste Kontaktstelle im Büro des Rektorats für Anliegen aller Art und erledigen selbstständig allgemeine Sekretariatsaufgaben (Büroorganisation, Sitzungsunterstützung, Beauftragung diverser Dienstleistungen, Pflege von Listen usw.).
- Das Terminmanagement der Rektoratsmitglieder liegt in Ihren Händen.
- Sie sind verantwortlich für Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen der Rektoratsmitglieder.
- Sie organisieren administrativ Veranstaltungen und Workshops des Rektorats.
- Sie unterstützen beim Kontaktmanagement (Datenbereinigung und Adresskorrekturen der Bestandsadressen).
- Idealerweise haben Sie eine Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst erfolgreich abgeschlossen.
- Sie verfügen über mehrjährige einschlägige Berufserfahrung.
- Sie sind sicher im Umgang mit gängiger Office-Software (Word, Outlook, Power Point, Excel etc.); idealerweise auch im Umgang mit gängigen CRM-Tools sowie Gremienmanagement-Softwarelösungen und Videokonferenz-Software. Insgesamt bringen Sie eine hohe EDV-Affinität und die Bereitschaft mit, sich in neue Programme und Anwendungen einzuarbeiten.
- Sie verfügen über hervorragende bis muttersprachliche Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Sie verfügen idealerweise über Erfahrung in der organisatorischen Betreuung von Gremien und/oder in der Unterstützung im Vorstandsbereich.
- Ihre Arbeitsweise ist dienstleistungsorientiert und durch ein hohes Maß an Organisationsfähigkeit, Einsatzbereitschaft, Loyalität und Flexibilität geprägt.
- Sie arbeiten schnell, strukturiert und sehr zuverlässig.
- Sie sind freundlich, kommunikativ, bleiben auch in stressigen Situationen geduldig und haben ein souveränes Auftreten.
- Sie arbeiten gern im Team und sind in der Lage, Ihre Aufgaben eigenständig zu erledigen.
- Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Ein abwechslungsreiches Sportangebot mit rund 100 Sportarten und universitätseigenem Fitnessstudio
- Vergünstigungen für Fahrradverleihsysteme und Fahrradkäufe
- 30 Tage Urlaub/Jahr
- Freistellung mit Gehalt am Heiligabend und Silvester
- Jahressonderzahlung
- Betriebliche Altersvorsorge
- Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung und einem engagierten Team