Job Description
Die topsystem GmbH ist ein Unternehmen der EPG. Mit mehr als 1.500 Kunden zählt die EPG zu den international führenden Anbietern einer umfassenden Supply Chain Execution Suite (EPG ONE) und bietet WMS-, WCS-, WFM-, TMS- und Voice-Lösungen zur Optimierung von Logistikprozessen. Logistik-Consulting, Cloud-Services, Managed Services und Logistik-Schulungen in der eigenen Akademie runden das umfassende Lösungsangebot der EPG ab.
Um auch langfristig in Richtung Erfolg zu gehen, suchen wir an unserem Standort in Aachen, dem Tivoli Innovation Center (TIC), zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n:
Office Manager (m/w/d)
Als Officer Manager (m/w/d) sind Sie erste Ansprechperson für Besucher wie Kunden und Bewerber und unsere Kollegen gleichermaßen. Ihr Erfolgsgeheimnis: Sie sorgen für eine Atmosphäre, in der man sich wohlfühlen darf - auf persönlicher Ebene und mit einem Gebäude, dass zum Betreten und Verweilen einlädt.
Im Detail setzen sich Ihre Aufgaben wie folgt zusammen:
- Sie empfangen unsere Gäste am Telefon und persönlich - als erster Kontakt zu uns wissen Sie um die Kraft eines sympathischen, ersten Eindrucks.
- Sie unterstützen bei der Organisation von Meetings und Veranstaltungen und sorgen für die Verpflegung/Bewirtung.
- Sie beschaffen Büromaterialien, sorgen für volle Obst- und Süßigkeitenschalen und koordinieren Lieferanten wie Cateringfirmen und Getränkelieferanten.
- Sie unterstützen bei Reisebuchungen und verwalten den Firmenwagenpool.
- Sie übernehmen das Facility Management unseres Gebäudes, das bedeutet: Sie koordinieren unsere externe Reinigungsfirma, melden Schäden und Probleme mit dem Gebäude und sind Ansprechperson für die Gebäudeverwaltung.
- Sie unterstützen die Personalabteilung in Themen wie der Organisation von Mitarbeiterevents oder Messen und unterstützen bei der Organisation von Bewerbungsgesprächen.
- Je nach Vorerfahrung und Präferenz übernehmen sie die fachliche Verantwortung für die Themen Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit.
- Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau) oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Sie bringen Berufserfahrung im Bereich Office Management / Empfang mit.
- Idealerweise hatten Sie erste Berührungspunkte mit Themen aus dem Facility Management.
- Sie sind als Organisationstalent bekannt und haben Freude daran, mehrere Themen gleichzeitig zu bearbeiten und im Blick zu halten.
- Sie sprechen gutes Englisch.
- Und das Wichtigste: Sie können sehr gut mit Menschen und lieben den täglichen Kontakt zu verschiedensten Persönlichkeiten. Das merkt man an Ihrer Kommunikation und insbesondere an Ihrer Ausstrahlung.
- Eine umfassende Einarbeitung (inkl. Onboardingplan), um Sie optimal auf Ihre Tätigkeit vorzubereiten.
- Die Übernahme einer anspruchsvollen Tätigkeit mit einem hohen Gestaltungspielraum.
- Einen eigenständigen Aufgabenbereich sowie eine aktive Zusammenarbeit mit den Kollegen.
- Ein Work-Life-Balance-Konzept mit flexiblen Arbeitszeiten sowie der Möglichkeit zum Home-Office.
- Ein Personalentwicklungskonzept mit der Möglichkeit zur beruflichen & persönlichen Weiterentwicklung.
- Ein tolles Arbeitsumfeld mit regelmäßigen Unternehmensevents und kostenfreien Getränken.